Requisitos para la legalización de libros contables

Lo primero que debes saber es que el Código de Comercio, es quien establece los aspectos más importantes sobre los libros contables.

En concreto en el Art. 25 establece que "todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de los establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".

Añade en el apartado 2 de dicho artículo que "la contabilidad será llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aquellos. Se presumirá concedida la autorización, salvo prueba en contrario".

Partiendo de estas dos premisas y para poder cumplirlas plenamente, parece necesario disponer de un software contable que:

  • cumpla con todos estos requisitos que establece el Código de Comercio.
  • genere fácilmente el fichero con los libros obligatorios.
  • realice la legalización de los libros contables de tu sociedad por vía telemática, según establece el Registro Mercantil.

Requisitos para legalización de libros contables

¿Quiénes están obligados a legalizar los libros contables?

  • Todos los sujetos obligados a llevar la contabilidad según las normas del Código de Comercio.
  • Los empresarios individuales que estén sujetos al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, en el método de estimación directa normal, ya que también deben llevar contabilidad según las normas del Código de Comercio.
  • Las sociedades mercantiles que se encuentran inscritas en el Registro.
  • Entidades inscritas en el Registro Mercantil en virtud de disposición específica, como la Ley de Ordenación del Comercio Minorista y otras disposiciones legales.

¿Qué libros se tienen que legalizar?

  • Libro diario. Comienza con el asiento de apertura, en él se registran todas las operaciones diarias de la actividad económica. Finalmente concluye con el asiento de cierre.

  • Libro de inventario y cuentas anuales. Balance de situación y cuenta de perdidas y ganancias, estado de cambios del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo y la memoria.

  • Libro de actas. De manera obligatoria el empresario tiene que informar, de todos los acuerdos que se hayan realizado en las juntas de accionistas y consejo de administración.
    El acta debe contener la fecha y lugar de celebración, la fecha y forma en que se ha realizado la convocatoria previa, los puntos que se van a tratar, el número de socios y de representantes y los acuerdos que se han alcanzado. Por ejemplo cambio de domicilio, cambio de denominación social, ampliación de capital etc.

  • Libro de registro de los socios en el caso de sociedad de responsabilidad limitada o libro de registro de accionistas, si se trata de una Sociedad Anónima.

  • Los contratos del socio único , para las sociedades unipersonales.

Si utilizas un programa contable que cuente con un sistema de contabilidad en la nube, lo tendrás muy fácil.

Podrás obtener de forma rápida y sencilla todos estos libros contables obligatorios:

  • desde cualquier sitio
  • en cualquier momento
  • y desde cualquier dispositivo

Esto te ayudará a cumplir con el plazo establecido, para legalizar los libros contables de tu sociedad.

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¿Cuál es el plazo para legalizar los libros contables?

Las empresas deben legalizar los libros contables en los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio.

Es decir, si la empresa cierra el ejercicio a 31 de diciembre, podrás legalizarlos hasta el 30 de abril.

Si el cierre de ejercicio económico no coincide con el año natural, por ejemplo 31 de marzo, la fecha límite para legalizar los libros será el 31 de julio.

La presentación de los Libros contables se realiza a través de la página del Registro Mercantil y de forma obligatoria por vía telemática, para todos aquellos ejercicios abiertos a partir del 29 de septiembre de 2013.

Si por motivos técnicos no es posible realizar la presentación por vía telemática de los libros contables, el Registro Mercantil permite, de manera excepcional, presentarlos en el Registro. Para ello habrá que utilizar algún dispositivo de almacenamiento que cumpla con requisitos establecidos por el Colegio de Registradores.




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